La firma electrónica acelera el tratamiento de documentos de tu asesoría jurídica

Si tu pyme se dedica al asesoramiento jurídico, debes estar preparado para tratar, clasificar y organizar multitud de documentos cada día. Y, además, debes tramitarlos de la manera más eficiente posible. En este post, te mostramos cómo te puede ayudar la firma electrónica a agilizar todo el proceso.

¿Qué es la firma electrónica?

Antes de conocer cómo puede ayudar a tu negocio, es interesante comprender en qué consiste una firma electrónica. Este término hace referencia a un conjunto de datos electrónicos que permiten identificar a una persona y validar su firma en un documento de manera digital. Su funcionamiento es como el de una firma manuscrita tradicional, pero con las ventajas de una herramienta electrónica, como la seguridad y la agilización en cuanto al tiempo empleado.

En España, está regulada por la Ley 59/2003, del 19 de diciembre, que indica, entre otros aspectos, que la firma electrónica debe identificar a una persona, asegurar la integridad del documento firmado y que debe ser generada por un sistema seguro de creación de firma.

¿Qué ventajas le ofrece a una pyme del sector legal?

La firma electrónica es una herramienta muy útil en pequeñas y medianas empresas que tratan con documentos legales y extensos, ya que agiliza procesos gracias a las ventajas que supone la digitalización.

En el caso de una asesoría jurídica, donde la cantidad de trámites es elevada y suele haber plazos cortos de presentación de documentos, la firma electrónica ofrece la posibilidad de:

• Obtener la firma de tu cliente de manera más rápida, ya que no requiere que se desplace físicamente a ningún lugar y que pueda firmar un documento donde y cuando quiera.
• Evitar la manipulación del documento, ya que éste no se puede modificar sin alterar la firma, por lo que garantiza la seguridad tanto del firmante como del propio documento.
• Contar con un sistema seguro regulado en prácticamente todo el mundo, por lo que utilizarás una herramienta que está controlada por las leyes estatales de los países.
• Fomentar la sostenibilidad y cuidado del medio ambiente, ya que reducirás el uso de papel utilizando sistemas digitales y menos dañinos para el ecosistema.

La firma electrónica está regulada por la Ley 59/2003, del 19 de diciembre, que indica que debe identificar a una persona, asegurar la integridad del documento firmado y ser generada por un sistema seguro.

¿Qué herramientas puedes utilizar para firmar digitalmente un documento?

Ahora que ya conoces qué es la firma electrónica y cómo puede ayudar a tu pyme dedicada al sector legal y a la asesoría jurídica, ha llegado el momento de que conozcas algunas de las herramientas o aplicaciones que puedes utilizar para firmar de manera digital y ágil tus documentos:

• AutoFirma: esta aplicación, creada por el Ministerio de Hacienda y Función Pública, te permitirá enviar a tu cliente el documento que debe firmar y escogerá automáticamente el formato que debe aplicar. De esta manera, tu cliente sólo tendrá que encargarse de firmar el documento.
• VALIDe: es la aplicación que genera, visualiza y valida firmas electrónicas en múltiples formatos. Es una herramienta que la Administración General del Estado pone al servicio de instituciones, empresas y ciudadanos, por lo que puedes utilizarla para enviar los documentos a tus clientes de forma segura.
• Dropbox Sign: anteriormente conocida como HelloSign, es una aplicación que te permite cargar un documento, indicar dónde deben firmar tus clientes y enviárselo. Cuenta con distintos planes de precios y, además, una versión gratuita con 3 documentos al mes sin coste.
• Signaturit: es una herramienta de origen español que te ayuda a agilizar la gestión y firma de cualquier documento sin renunciar a las garantías legales y jurídicas. Cuenta con una prueba gratuita de 7 días y distintos planes de precios en función de tus necesidades.

Recuerda que puedes encontrar más herramientas que se ajusten a tus necesidades y a las de tu pyme. ¡Analiza qué necesitan tu empresa y clientes, y comienza a investigar!

Y es que la firma electrónica es un sistema que puede ayudar a tu asesoría jurídica a mejorar la eficiencia en tu trabajo, lograr mejores resultados invirtiendo menos tiempo y, además, mejorar la satisfacción de tus clientes. Si quieres saber más sobre ella, te recomendamos ver nuestro monográfico ‘La firma electrónica para la mejora de tus procesos’.